Докладная записка о совершении работником дисциплинарного проступка

Дисциплинарный проступок это неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, и слово «обязанности» здесь ключевое: взыскание держится не на том, что работник поступил плохо, а на том, что он нарушил конкретный пункт конкретного документа. Поэтому в записке называют трудовой договор, должностную инструкцию или правила внутреннего трудового распорядка и то их положение, которое нарушено. Без этой ссылки взыскание рассыпается первым же вопросом «а где написано, что он был обязан».

🔴 Объяснение работника обязательно до взыскания, а не после. Последовательность такая: записка и фиксация факта, письменное требование объяснений, объяснительная записка работника или акт об отказе её дать, и только затем приказ. Сроки применения взыскания со дня обнаружения и со дня совершения проступка установлены Трудовым кодексом РК и редакциями меняются, поэтому в документе их нет: сверьте по действующей редакции, пропущенный срок лишает права на взыскание полностью.

За один проступок применяется одно взыскание. Если по одному и тому же факту пишутся две записки от разных руководителей, это не два проступка, и объединять их в приказе нельзя.

Единой обязательной формы записки в Казахстане нет, поэтому её сила держится на двух вещах: на дате и на регистрации. Записка, поданная задним числом, доказывает ровно столько же, сколько устный разговор. Отдавайте её в двух экземплярах и на своём требуйте входящий номер, дату и подпись принявшего, а если в организации ведётся электронный оборот, сохраняйте отправку с датой.

🔴 Записка решения не принимает. Она либо инициирует приказ, либо докладывает о факте, либо даёт объяснения, а кадровое последствие наступает отдельным документом. Поэтому не пишите в записке выводов за адресата: описывайте обстоятельства так, чтобы по ним можно было принять решение, и приложите то, чем они подтверждаются.