Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами
Соглашение об электронном документооборотемежду юридическими лицами
№ 1
ТОО «Пример», БИН или ИИН 081140008123, адрес: г. Алматы, пр. Абая, д. 150, офис 304, в лице директора Касымова Нурлана Болатовича, действующего на основании устава, далее Сторона 1,
ТОО «Пример», ИИН 081140008123, удостоверение личности № 045128763, выдано МВД РК 12.03.2019, адрес регистрации: г. Алматы, пр. Абая, д. 150, офис 304, далее Сторона 1,
и ТОО «Образец», БИН или ИИН 140340012567, адрес: г. Астана, ул. Сыганак, д. 25, офис 12, в лице директора Жумабекова Айдоса Сериковича, действующего на основании устава, далее Сторона 2,
и ТОО «Образец», ИИН 140340012567, удостоверение личности № 038914552, выдано МВД РК 04.07.2021, адрес регистрации: г. Астана, ул. Сыганак, д. 25, офис 12, далее Сторона 2,
далее совместно Стороны, заключили настоящее соглашение о следующем.
1. К каким отношениям применяется электронный обмен
Основание: договор регулярной поставки товара партиями № 14 от 03.02.2026.
Область применения: ко всем договорам между Сторонами, заключённым и заключаемым в дальнейшем, а также к переписке по ним.
Стороны договариваются обмениваться документами в электронной форме. Документ, подписанный электронной цифровой подписью уполномоченного лица Стороны и переданный согласованным ниже каналом, Стороны признают равнозначным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью и достаточным доказательством в отношениях между собой.
2. Канал обмена и электронная подпись
Канал обмена: обмен через корпоративную электронную почту с адресов dogovor@primer.kz и buh@obrazec.kz; счёта-фактуры - в информационной системе электронных счетов-фактур
Подпись: сертификаты электронной цифровой подписи, выданные Национальным удостоверяющим центром РК, на имя первых руководителей Сторон; при подписании иным работником прилагается доверенность на подписание электронных документов
3. Какие документы передаются и когда считаются полученными
Перечень документов: договоры и дополнительные соглашения к ним, заявки, счета на оплату, накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг, акты сверки взаимных расчётов, уведомления и претензии
Получение: документ считается полученным в день его поступления на согласованный адрес Стороны; получающая Сторона направляет подтверждение получения в течение одного рабочего дня
Хранение и ключи: каждая Сторона хранит переданные и полученные электронные документы в течение срока, установленного законодательством; при утрате или компрометации ключа электронной цифровой подписи Сторона немедленно извещает другую Сторону и приостанавливает обмен до замены сертификата
Сторона не вправе оспаривать документ, переданный и подписанный в согласованном порядке, только по основанию его электронной формы. По общему правилу письменная форма сделки считается соблюдённой и тогда, когда документ составлен в электронной форме.
Об изменении адресов, канала обмена или состава уполномоченных подписантов Сторона извещает другую Сторону заранее. До получения такого извещения документы, направленные по прежним реквизитам, считаются направленными надлежаще.
4. Прочие условия
Исключения и сбои: документы, для которых законодательство требует нотариальной формы либо бумажного носителя, передаются на бумаге; при недоступности канала более двух рабочих дней Стороны переходят на бумажный обмен, а переданное ранее подтверждают письменно.
Соглашение вступает в силу со дня подписания обеими Сторонами, если иной срок не указан в нём прямо.
соглашение применяется и к документам, которыми Стороны обменялись электронно до его подписания.
Споры: спор рассматривается судом по месту нахождения ответчика после письменной претензии.
Приложения: перечень уполномоченных подписантов с адресами на 1 листе, доверенность на подписание электронных документов на 1 листе
Документ составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую силу, по одному для каждой из сторон.
5. Подписи Сторон
Сторона 1: ТОО «Пример»
Сторона 2: ТОО «Образец»
- К каким отношениям применяется электронный обмен
- Канал обмена и электронная подпись
- Какие документы передаются и когда считаются полученными
- Прочие условия
- Подписи Сторон
About this document
Соглашение нужно двум контрагентам, которые перестают возить друг другу оригиналы: оно называет канал обмена, подписантов, перечень документов и момент, с которого документ считается полученным. Без этих четырёх вещей электронная переписка в споре превращается в разбор того, кто что отправлял и с какого адреса.
Правовая опора здесь прямая: письменная форма сделки в Казахстане соблюдается при составлении документа на бумаге либо в электронной форме (пункт 1-1 статьи 152 Гражданского кодекса РК). Поэтому переход на электронный обмен не ослабляет ваши договоры, а соглашение лишь закрепляет правила этого обмена между вами.
Отдельная строка отведена сбоям и исключениям, и это не формальность. Для части документов бумажный носитель или нотариальная форма требуется законом, а недоступность канала на несколько дней превращает «отправлено» в «не получено». Поэтому в бланке заранее описано, что делать при сбое и какие документы всё равно едут на бумаге.
Полномочия подписанта проверяйте до первого обмена: если электронный документ подписывает не первый руководитель, нужна доверенность на подписание электронных документов, и её лучше приложить к соглашению сразу.
Назовите договор, к которому относится соглашение: вид, номер, дату и предмет. Соглашение без такой привязки приходится потом соотносить со сделкой отдельными доказательствами, и подпись под ним теряет смысл ровно тогда, когда на неё ссылаются.
Экземпляров столько, сколько Сторон, и каждая держит свой с подписью второй. Если документ подписывается не на бумаге, прямо назовите в нём канал и способ подписания: иначе спор начинается не с условий, а с выяснения, кто и чем подписал.
Письменная форма нужна по двум основаниям сразу, и достаточно любого: сделка совершается в предпринимательской деятельности либо её сумма превышает сто месячных расчётных показателей (ст. 152 ГК РК). Действующий размер МРП смотрите в законе о республиканском бюджете на текущий год, поэтому в бланке стоит показатель, а не число. Если письменного документа не будет, соглашение не превращается автоматически в недействительное: по ст. 153 ГК РК сторона лишается права подтверждать сделку свидетельскими показаниями, а письменные доказательства остаются. Поэтому переписка, счёт и акт сверки в споре работают, а слова коллеги - нет.