Приказ о переходе на электронный документооборот с контрагентами
ТОО «Пример»
БИН 081140008123
ПРИКАЗО переходе на электронный документооборот с контрагентами
В целях сокращения сроков обмена документами и расходов на бумажный оборот
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Перейти на обмен документами с контрагентами в электронной форме с применением электронной цифровой подписи, утвердить перечень видов таких документов и назначить ответственного.
Состав: Абдрахманов Е.К., ИТ, ответственный за ключи и доступы
Документ: перечень видов документов, передаваемых в электронной форме.
Ввести в действие с 01.11.2026.
Срок проведения: с 05.11.2026 по 07.11.2026.
Место проведения (объект): административное здание, г. Алматы, пр. Абая, д. 150.
2. Ответственным за исполнение настоящего приказа и контроль за его исполнением назначить руководителя службы управления персоналом Сапарову Г.М.
3. С настоящим приказом ознакомить под подпись: названных в приказе лиц, руководителей подразделений.
Основание: служебная записка от 18.10.2026.
директор Касымов Н.Б.
About this document
Электронный обмен не обходит требование письменной формы, а исполняет его: письменная форма сделки считается соблюдённой и на бумаге, и в электронной форме (ст. 152 п. 1-1 ГК РК). Поэтому главное условие перехода лежит не в приказе, а в договоре с контрагентом: способ обмена, адреса, признание электронной подписи и момент получения документа должны быть согласованы, иначе в споре начнётся выяснение, получал ли контрагент документ вообще.
🔴 У части документов форма и канал заданы отдельными правилами: электронные счёта-фактуры выписываются в своей информационной системе, и приказ работодателя этого не меняет. Отдельно решите вопросы хранения (электронный документ должен читаться весь срок хранения) и ключей: ключ электронной подписи личный, передача его другому работнику обесценивает подпись и создаёт риск для организации.
Форма приказа законом не установлена, но набор реквизитов обязателен: кто издал (наименование и БИН), номер, дата и место, распорядительная часть, основание и подпись руководителя. Приказ без основания и без ознакомления работника оспаривается первым же вопросом инспектора: на каком документе он построен.
🔴 Сроки и процедуры по трудовым вопросам (за сколько дней предупредить, в какой срок ознакомить, когда согласие работника обязательно) проверьте по действующей редакции Трудового кодекса РК: в шаблоне они оставлены полями, а не вписаны числами, именно потому что меняются.