Приказ о назначении комиссии по проверке наличия и состояния дел в архиве
ТОО «Пример»
БИН 081140008123
ПРИКАЗО назначении комиссии по проверке наличия и состояния дел в архиве
В целях проверки наличия, физического состояния и правильности учёта дел в архиве организации
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить комиссию для проверки наличия и состояния дел в архиве и установить срок представления акта проверки.
Состав: Сапарова Г.М., руководитель службы документационного обеспечения, председатель; Абдрахманов Е.К., юрист, член
Документ: акт проверки наличия и состояния дел.
Ввести в действие с 01.11.2026.
Срок проведения: с 05.11.2026 по 14.11.2026.
Место проведения (объект): архив организации, г. Алматы, пр. Абая, д. 150.
Объём проверки: дела по личному составу за 2015-2020 годы, бухгалтерские документы за 2019-2023 годы.
2. Ответственным за исполнение настоящего приказа и контроль за его исполнением назначить руководителя службы управления персоналом Сапарову Г.М.
3. С настоящим приказом ознакомить под подпись: членов комиссии, ответственного за архив.
Основание: план работы на 2026 год.
директор Касымов Н.Б.
About this document
Комиссия создаётся приказом, и в приказе должны быть названы все: председатель, члены, их должности и роль каждого. Комиссия из «представителей подразделений» без имён недействительна, а её акт потом оспаривается по составу, а не по содержанию.
Проверка наличия дел заканчивается не выводом «всё в порядке», а актом с перечнем: что отсутствует, что повреждено, что учтено неверно. Поэтому в приказе нужен срок представления акта, иначе проверка не заканчивается вовсе.
🔴 Сроки хранения документов и правила их уничтожения установлены законодательством об архивном деле и для кадровых и бухгалтерских дел различаются. Эта комиссия проверяет наличие и состояние дел, она не решает об их уничтожении: для уничтожения нужен отдельный документ и свои основания.
Форма приказа законом не установлена, но набор реквизитов обязателен: кто издал (наименование и БИН), номер, дата и место, распорядительная часть, основание и подпись руководителя. Приказ без основания и без ознакомления работника оспаривается первым же вопросом инспектора: на каком документе он построен.
🔴 Сроки и процедуры по трудовым вопросам (за сколько дней предупредить, в какой срок ознакомить, когда согласие работника обязательно) проверьте по действующей редакции Трудового кодекса РК: в шаблоне они оставлены полями, а не вписаны числами, именно потому что меняются.