Договор с работником об использовании личного транспорта в служебных целях
ДОГОВОР ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА РАБОТНИКАкомпенсация за использование личного автомобиля и возмещение расходов
Работодатель: ТОО «Пример», БИН 081140008123, место нахождения: г. Алматы, пр. Абая, д. 150, офис 304, далее Работодатель.
Работодатель действует в лице директора Касымова Нурлана Болатовича, на основании устава.
Работник: Жумабеков Айдос Серикович, ИИН 870514300123, удостоверение личности № 045128763, выдано МВД РК 12.03.2019, адрес и сведения о регистрации по месту жительства: г. Алматы, ул. Жандосова, д. 58, кв. 12, должность по трудовому договору: менеджер по продажам, далее Работник.
Договор заключён в связи с трудовым договором № 114-ТД от 01.11.2026 и действует наряду с ним.
1. Предмет договора
Работник с согласия работодателя использует принадлежащее ему транспортное средство при исполнении трудовых обязанностей, а работодатель выплачивает работнику компенсацию за такое использование и возмещает связанные с ним расходы в размере и порядке, установленных настоящим договором.
Уточнение предмета: Toyota Camry, государственный номер 456 DEF 02, VIN JT1234567890, принадлежит работнику
Служебные задачи: Выезды к клиентам в пределах города. Доставка документов в банк и государственные органы. Поездки на объекты в области.
2. Порядок использования, компенсация и возмещение расходов
Размер компенсации за использование транспортного средства: 60 000 тенге в месяц независимо от пробега.
Порядок и сроки выплаты компенсации и возмещения расходов: вместе с заработной платой за месяц, не позднее 10 числа следующего месяца.
Какие расходы возмещаются: топливо, мойка, парковка, текущий ремонт: топливо по чекам, мойка один раз в неделю, платная парковка при выездах к клиентам
Чем работник подтверждает использование транспорта и расходы: отчёт о поездках за месяц, чеки на топливо и парковку, копия свидетельства о регистрации
Ограничения использования: маршруты, лимит пробега, запрет передачи управления: в пределах города Алматы, лимит 2 000 км в месяц, передача управления другим лицам не допускается
Страхование и распределение рисков при повреждении транспортного средства: обязательное страхование оформляет работник; повреждение по вине третьих лиц возмещается за счёт виновного
3. Обязанности сторон
Работник обязан: использовать транспортное средство для служебных задач, названных в договоре; содержать его в технически исправном состоянии и обеспечивать обязательное страхование; представлять отчёт о служебном использовании и документы, подтверждающие расходы; соблюдать установленные ограничения по маршрутам и пробегу; сообщать работодателю о невозможности использовать транспортное средство.
Работодатель обязан: выплачивать компенсацию и возмещать расходы в установленном размере и в установленные сроки; не требовать от работника использования транспортного средства за пределами согласованных задач; рассматривать представленные работником отчёты и документы о расходах; возмещать ущерб, причинённый транспортному средству по вине работодателя.
4. Ответственность и порядок возмещения
Работодатель отвечает за своевременную выплату компенсации и возмещение расходов. Работник отвечает за достоверность представленных отчётов и документов о расходах, а также за сохранность имущества работодателя и груза, перевозимых в транспортном средстве. Риск повреждения самого транспортного средства и порядок его возмещения стороны распределяют настоящим договором.
Материальная ответственность работника исключается, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, крайней необходимости или необходимой обороны, а также вследствие неисполнения работодателем обязанности обеспечить надлежащие условия для сохранности имущества и сведений, переданных работнику.
Удержание суммы возмещения из заработной платы производится по основаниям, названным в трудовом законодательстве, с уведомлением работника, а по основаниям, законом не названным, только с его письменного согласия. Общий размер ежемесячного удержания не может превышать пятьдесят процентов причитающейся работнику заработной платы. Сумма, превышающая этот предел, вносится работником добровольно либо взыскивается в судебном порядке.
Размер ущерба и порядок возмещения: размер ущерба определяется по данным бухгалтерского учёта на день обнаружения с учётом степени износа имущества
5. Срок действия, изменение и прекращение
Договор вступает в силу со дня подписания и действует в течение всего времени работы работника в указанной должности, если иное не предусмотрено настоящим договором.
Изменение и прекращение: изменения оформляются письменным дополнительным соглашением сторон
Споры: споры рассматриваются согласительной комиссией работодателя либо судом
Документ составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую силу, по одному для каждой из сторон.
Иные условия: копия свидетельства о регистрации транспортного средства прилагается к договору
6. Подписи сторон
Работодатель: ТОО «Пример» подпись и печать при её наличии
Работник: Жумабеков Айдос Серикович подпись работника
Экземпляр договора получил: Жумабеков Айдос Серикович подпись работника и дата получения
- Предмет договора
- Порядок использования, компенсация и возмещение расходов
- Обязанности сторон
- Ответственность и порядок возмещения
- Срок действия, изменение и прекращение
- Подписи сторон
About this document
Здесь две выплаты, и смешивать их нельзя. Компенсация за использование личного имущества это плата за сам факт использования и за износ, а возмещение расходов - это топливо, мойка и парковка по документам. Разные основания, разный порядок подтверждения и разные последствия для налогообложения, поэтому в договоре они названы отдельно.
🔴 Договор нужен не для вежливости, а для подтверждения расходов: использование личного автомобиля в служебных целях без письменного соглашения выглядит как личная поездка, и ни компенсацию, ни расходы обосновать нечем. Отчёт о поездках и чеки собирайте с первого месяца, а не к проверке. И не оформляйте этим договором перевозку грузов для третьих лиц: это другие отношения и другой документ.
Сопутствующий договор не заменяет трудовой и не повторяет его условия: у него один предмет, свой срок и свой порядок прекращения. Поэтому в документе стоят номер и дата трудового договора, а раздел о прекращении написан отдельно: из того, что трудовые отношения закончились, не следует, что закончилось и это обязательство.
Материальная ответственность работника исключается при непреодолимой силе, крайней необходимости и необходимой обороне, а также тогда, когда работодатель сам не обеспечил условий для сохранности переданного имущества (статья 123 пункт 2 ТК РК). Раздел с этими исключениями печатается всегда и во всех вариантах: шаблон без него выглядит как договор, по которому работник отвечает за любой исход, и суд разбирает такой договор целиком, а не в части спорного пункта.
🔴 Удержать возмещение из заработной платы можно только по основаниям из закона и не больше пятидесяти процентов причитающейся за месяц суммы (статья 115 пункт 3 ТК РК). Остальное работник вносит добровольно либо работодатель взыскивает через суд. Условие договора, которое ухудшает положение работника против Трудового кодекса РК, недействительно, и в споре применяется кодекс: проверьте по этому признаку каждый пункт, который допишете от себя.