Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях
ТОО «Пример»
БИН или ИИН 081140008123
АКТ УНИЧТОЖЕНИЯперсональных данных на бумажных носителях
№ 14
Время проведения: с 10:00 до 11:30.
Основание: достижение целей сбора персональных данных и отзыв согласия субъектом от 20.10 текущего года.
Комиссия создана приказом № 61 от 20.10.2026.
Комиссия в составе:
председатель комиссии заместитель директора Касымов Нурлан Болатович;
члены комиссии: главный бухгалтер Сапарова Гульнара Маратовна; кладовщик Абдрахманов Ерлан Канатович; инженер Жумабеков Айдос Серикович
В присутствии: ответственный за организацию обработки персональных данных Касымова Айнур Нурлановна
произвела уничтожение персональных данных на бумажных носителях и подтверждает следующее.
Ответственное лицо: ответственный за организацию обработки персональных данных Касымова Айнур Нурлановна.
1. Что списывается
персональные данные кандидатов, не принятых на работу, и данные субъекта, отозвавшего согласие
Перечень: Анкеты и резюме кандидатов за II квартал текущего года, 34 листа. Копии удостоверений личности кандидатов, 18 листов. Согласие на обработку и анкета субъекта, отозвавшего согласие 20.10 текущего года, 4 листа.
Итого: 56 листов, данные 19 субъектов.
Учётная (балансовая) стоимость: 450 000 тенге.
Период поступления (срок эксплуатации, сроки хранения): данные собраны во II квартале текущего года, цель сбора достигнута.
Место нахождения до списания: служба управления персоналом, г. Алматы, пр. Абая, д. 150, офис 304.
2. Почему списывается
достижение целей обработки, отзыв согласия субъектом персональных данных, истечение срока хранения
Состояние и подтверждающие обстоятельства: Перед уничтожением проверено, что в отношении этих данных отсутствуют основания для дальнейшего хранения: трудовые отношения не возникли, обязательные сроки хранения кадровых документов на них не распространяются, незавершённых производств и запросов нет. Копии в иных подразделениях не выявлены.
Возможность восстановления: восстановление уничтоженных персональных данных невозможно и не предполагается
вины работников в утрате имущества комиссией не установлено.
Комиссия пришла к выводу: персональные данные на бумажных носителях уничтожены в полном объёме, их восстановление и дальнейшая обработка исключены
3. Исполнение
Способ: измельчение в шредере с поперечной резкой до состояния, исключающего прочтение данных
Место и дата: офис организации, 23.10 текущего года, в присутствии всех членов комиссии.
Остатки: измельчённая бумага передана как макулатура, 1,2 кг
Передано: уничтожение выполнено силами организации.
списано с учёта, отражено в учёте за октябрь 2026 года.
Акт утверждён: директор Касымов Н.Б.
Приложения к акту: фотоматериалы на 2 листах, объяснительная записка от 23.10.2026
Документ составлен в 2 экземплярах, имеющих одинаковую силу, по одному для каждой из сторон.
Подписи
Председатель комиссии заместитель директора Касымов Нурлан Болатович
Члены комиссии:
должность, ФИО и подпись
должность, ФИО и подпись
должность, ФИО и подпись
Материально ответственное лицо от подписи в акте отказалось, о чём комиссией сделана настоящая отметка
- Что списывается
- Почему списывается
- Исполнение
- Подписи
About this document
Персональные данные уничтожают, когда достигнута цель их сбора, истёк срок хранения или субъект отозвал согласие, и акт нужен именно затем, чтобы это подтвердить. Поэтому основание уничтожения в нём называется прямо по каждой группе данных.
До уничтожения проверьте, нет ли оснований хранить эти данные дальше: обязательные сроки хранения кадровых документов, незавершённые производства, запросы. И проверьте копии в других подразделениях, иначе уничтожение будет частичным, а значит бессмысленным.
Способ уничтожения опишите так, чтобы прочтение было невозможно. Данные, выброшенные целыми листами, считаются не уничтоженными, а распространёнными, и это совсем другая ситуация.
🔴 Этот акт рассчитан на бумажные носители. Уничтожение данных в информационных системах делается своими средствами и подтверждается отдельно.
Акт доказывает факт, а не право. Его сила целиком в том, насколько точно в нём записано, кто смотрел, когда, что именно видел и чем это подтверждается. Общие слова вроде «находится в неудовлетворительном состоянии» в споре не весят ничего, а строка с номером, количеством и измеренным значением весит.
Комиссию собирайте не менее чем из трёх человек и впишите каждого полностью, с должностью. Акт за одной подписью комиссионным не становится, а подписи «за отсутствующего» делают документ оспоримым целиком, а не в части.
Если кто-то отказался подписать акт или знакомиться с ним, не оставляйте пустое место: в акте есть строка для отметки об отказе. Отказ, зафиксированный комиссией, работает так же, как подпись, а не зафиксированный превращается в довод против вас.
Акт списания отвечает на три вопроса, и пропуск любого из них делает его бесполезным: что именно списано (с номерами, количеством и суммой), почему дальше использовать нельзя, и что с предметом стало после. Третий вопрос забывают чаще всего, а он и есть разница между списанием и исчезновением имущества.
Если остатки, лом или вторсырьё переданы специализированной организации, впишите её наименование и номер документа о приёме: это единственное подтверждение того, что имущество утилизировано, а не вынесено. Там же пишите, оставлены ли пригодные узлы и куда они оприходованы.
Отдельная строка в бланке - про вину. Комиссия либо устанавливает её, либо прямо пишет, что не установила. Молчание в этом месте потом читается не в пользу организации, а взыскать с работника всё равно можно только по основаниям кодекса и актов работодателя (ст. 123 ТК РК) и не более пятидесяти процентов заработной платы в месяц (ст. 115 п. 3 ТК РК).